Microsoft 365 bewaart verwijderde bestanden een beperkte tijd, maar dat is geen volledige back-up. Lees het verschil en hoe Nannings365 Back-up dit oplost.
Back-up van Microsoft 365: wat bewaart Microsoft echt?
Veel bedrijven gaan ervan uit dat Microsoft hun mail, bestanden en Teams-gegevens automatisch backupt. Dat is een logische gedachte: u betaalt voor Microsoft 365, dus waarom zou u daar zelf nog iets voor moeten regelen? Toch werkt het anders. Microsoft bewaart verwijderde gegevens een beperkte tijd, en dat is iets anders dan een back-up.
Wat Microsoft standaard bewaart
Microsoft 365 heeft ingebouwde prullenbakken en bewaartermijnen. Verwijdert u bijvoorbeeld een gebruiker uit uw organisatie, dan blijft de OneDrive van die persoon standaard 30 dagen beschikbaar voor een manager of een door u aangewezen collega. Daarna verhuist de inhoud naar de prullenbak van de site, waar deze nog 93 dagen bewaard blijft voordat alles definitief verdwijnt. Dat staat zo beschreven in de eigen documentatie van Microsoft over het verwijderen van gebruikers en hun OneDrive (Microsoft Learn).
Dat is een nuttig vangnet, voor dat ene scenario. Maar het is een tijdelijke regeling met een vaste einddatum, geen herstelpunt waarmee u op elk gewenst moment terug kunt naar een periode vóór een probleem ontstond.
Waarom retentie geen back-up is
Een back-up geeft u de mogelijkheid om terug te gaan naar een eerder moment, ook als een probleem pas na verloop van tijd aan het licht komt. Bij een ransomware-aanval worden bestanden vaak stilletjes versleuteld of overschreven, soms dagen of weken voordat iemand het merkt. Is de bewaartermijn op dat moment al verstreken, dan is er niets meer om naar terug te gaan.
Hetzelfde geldt voor een medewerker die per ongeluk een map verwijdert of het verkeerde bestand overschrijft. Valt dit buiten de bewaartermijn, dan is het weg. En een prullenbak biedt geen bescherming tegen iemand die bewust bestanden definitief verwijdert, bijvoorbeeld een vertrekkende medewerker met kwade bedoelingen.
Ook een technische storing bij een synchronisatie kan ervoor zorgen dat bestanden in één keer over een groot aantal mappen tegelijk verdwijnen of beschadigd raken. In zo'n geval wilt u kunnen teruggaan naar de situatie van de dag ervoor, en dat is precies waarvoor een prullenbak niet gemaakt is.
Microsoft bevestigt het zelf
Microsoft heeft een apart product, Microsoft 365 Backup, speciaal gebouwd voor het maken van herstelbare back-ups van OneDrive, SharePoint en Exchange Online, met eigen herstelpunten en een instelbare bewaarperiode tot twee jaar (Microsoft Learn). Dat dit als losse, betaalde dienst bestaat, laat zien dat de standaard prullenbakken en bewaartermijnen in Microsoft 365 niet bedoeld zijn als volledige back-upoplossing. Was dat wel het geval, dan was een apart back-upproduct niet nodig geweest.
Nannings365 Back-up: de oplossing voor uw organisatie
Wij bieden met Nannings365 Back-up een eigen back-updienst voor Microsoft 365. Deze maakt herstelbare back-ups van OneDrive, SharePoint, e-mail (Exchange) en uw Teams-bestanden, los van de standaard prullenbakken en bewaartermijnen van Microsoft.
Standaard bewaren wij uw back-ups 5 jaar. Heeft u een andere bewaartermijn nodig, dan stemmen wij dit in overleg met u af. Uw gegevens blijven daarbij in Nederland gehost.
Wat dit voor uw bedrijf betekent
Of u een transportbedrijf runt met planningen en vrachtbrieven, of een andere organisatie die op Microsoft 365 draait: de vraag is steeds hetzelfde. Kunt u, als er morgen iets misgaat met uw mail, bestanden of Teams-gegevens, terug naar een moment van vóór het probleem? Zonder een eigen back-upoplossing is het antwoord vaak nee, of alleen binnen een beperkt tijdsvenster van enkele weken tot een paar maanden.
Voor een transportplanner betekent dit bijvoorbeeld dat een beschadigde planning of een verwijderde reeks vrachtbrieven zomaar buiten de bewaartermijn kan vallen, met directe gevolgen voor de ritten van die dag. Voor een kantoor met jarenlange klantdossiers in SharePoint telt elke maand die buiten de bewaartermijn valt als permanent verlies. Met een herstelpunt dat tot 5 jaar teruggaat, en gegevens die in Nederland blijven staan, voorkomt u dat dit soort verlies u overkomt.
Benieuwd wat Nannings365 Back-up voor uw organisatie kan betekenen? Neem contact met ons op voor een demo of offerte via /#contact.