Eerste werkdag nieuwe medewerker: de IT-checklist

Eerste werkdag nieuwe medewerker: de IT-checklist

Een nieuwe collega begint, en dan blijkt de laptop er wel te staan maar het account nog niet. Of andersom: het account staat klaar, maar niemand heeft gekeken welke rechten erbij horen, dus krijgt de nieuwe medewerker voor het gemak maar overal toegang. Beide situaties komen vaak voor, en beide kosten u iets: tijd op dag één, of risico dat u later pas merkt.

Het probleem zit vaak niet in onwil, maar in de volgorde. Apparatuur bestellen, een contract klaarmaken en een account aanmaken gebeuren bij veel bedrijven los van elkaar, door verschillende mensen, zonder vaste volgorde. Daardoor is op de eerste werkdag soms het ene wel klaar en het andere niet, of wordt er bij twijfel maar ruim toegang gegeven, "om het maar werkend te krijgen".

Een vaste checklist voorkomt dat u dit elke keer opnieuw moet uitvinden. Hieronder staat wat u vóór de eerste werkdag regelt, en wat u op de dag zelf controleert.

Vóór de eerste werkdag

1. Maak het account aan en wijs de juiste licentie toe. Dit gebeurt in het Microsoft 365 admin center, door iemand met de rol User Administrator of License Administrator. Zonder account kan een nieuwe medewerker niet inloggen, dus dit moet eerder klaarstaan dan de laptop. (Microsoft Learn)
2. Geef niet standaard de hoogste rechten. Microsoft adviseert zelf om rollen met zo weinig mogelijk rechten te gebruiken, omdat dat de veiligheid van uw organisatie verbetert. Een Global Admin-rol is bedoeld voor noodgevallen, niet voor het dagelijkse account van een nieuwe medewerker.
3. Regel apparatuur en Teams-toegang. Laptop, telefoon, en de juiste Teams-groepen of kanalen voor het team waar de medewerker in komt.
4. Bereid het eerste wachtwoord voor. Bij het aanmaken van een account genereert Microsoft 365 standaard automatisch een wachtwoord. De nieuwe medewerker moet dit bij de eerste keer inloggen zelf wijzigen.

Op de eerste werkdag

1. Controleer of inloggen daadwerkelijk werkt. Laat de medewerker inloggen en het wachtwoord wijzigen voordat er iets anders op het programma staat.
2. Stel de verificatiemethode in (MFA). Dit hoort bij het eerste keer inloggen, niet bij iets dat "later nog wel eens" gebeurt.
3. Test toegang tot de systemen die echt nodig zijn. Niet meer dan dat, en niet "voor de zekerheid" een paar extra mappen of teams erbij.
4. Leg vast wie verantwoordelijk is als deze medewerker weer vertrekt. Dat klinkt vroeg op dag één, maar de koppeling tussen indiensttreding en latere uitdiensttreding is precies waar bedrijven rechten laten liggen die niemand meer gebruikt.

Wie regelt dit

Bij de meeste MKB-bedrijven is dit geen taak van één persoon. HR of office management regelt meestal de start van een nieuwe medewerker: contract, eerste werkdag, welkomstpakket. De IT-kant, het account, de licentie, de rechten, ligt vaak bij een IT-beheerder of een externe IT-partij.

Valt dit tussen die twee in, dan gebeurt precies wat u niet wilt: niemand heeft het account op tijd klaargezet, of niemand heeft gekeken welke rechten erbij horen, en de nieuwe medewerker wordt de eerste dag met "we zoeken het nog even uit" onthaald. Spreek daarom vooraf af wie wat doet, en leg dat net zo vast als de rest van de checklist.

Waarom "even snel overal toegang geven" een slecht idee is

Het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC) noemt dit een van de basisprincipes van digitale weerbaarheid: geef nieuwe medewerkers alleen toegang tot de middelen die ze nodig hebben voor hun functie, niet meer. Het NCSC noemt ook expliciet dat toegang persoonsgebonden moet zijn: elke medewerker een eigen account, geen gedeelde inlog of gedeeld wachtwoord. (NCSC, basisprincipe 4)

Dat is geen bureaucratische stelregel. Een account met te veel rechten is voor een aanvaller aantrekkelijker dan een account met precies genoeg rechten om het werk te doen. En een gedeeld account maakt het onmogelijk om achteraf te zien wie iets heeft gedaan, ook niet als dat nodig is.

Het NCSC adviseert daarom een vast proces voor indiensttreding, functiewisseling en uitdiensttreding, zodat toegangsrechten meebewegen met wat iemand daadwerkelijk doet. Niet een momentopname bij het aanmaken van het account, maar iets dat u blijft bijhouden.

Wat dit u oplevert

Een nieuwe medewerker die op dag één kan inloggen, de juiste toegang heeft en niet onnodig veel rechten met zich meedraagt, is minder werk voor u en minder risico voor de organisatie. De checklist hierboven kost u misschien een half uur per nieuwe medewerker. De alternatieven, een vastgelopen eerste werkdag of rechten die achteraf moeten worden teruggedraaid, kosten meer.

Wilt u hulp bij het inrichten van accounts, licenties en toegang voor nieuwe medewerkers in Microsoft 365? Neem contact met ons op, dan kijken wij met u mee.