Een mail met een nieuw rekeningnummer kan factuurfraude zijn. Dit zijn de signalen en de ene controle die u altijd moet doen voordat u betaalt.
Uw leverancier mailt dat het rekeningnummer is gewijzigd. De factuur ziet er hetzelfde uit, het logo klopt en de toon is vertrouwd. U betaalt, en een paar weken later belt de echte leverancier waar het geld blijft. Dit heet factuurfraude, en het gebeurt bij bedrijven van elke omvang.
Zo werkt factuurfraude
Bij factuurfraude sturen oplichters een echte of nagemaakte factuur met een ander rekeningnummer. Soms komt de mail van een bijna gelijk e-mailadres. Soms is het mailaccount van de leverancier of van uw eigen collega echt overgenomen. Dan komt de mail dus van het juiste adres, en dat maakt het lastig.
Het NCSC beschrijft dit als een vorm van business email compromise. Kern: iemand doet zich voor als een bekende en zet u onder druk om snel te betalen of bankgegevens aan te passen. Lees meer op de pagina van het NCSC over BEC-fraude.
Dit zijn de signalen
Niet elke nepfactuur is even goed gemaakt. Let op deze punten:
- Het rekeningnummer is gewijzigd, of de tenaamstelling klopt niet meer.
- De factuur wijkt af in opmaak, taal of afzender van wat u gewend bent.
- Er staat tijdsdruk in: "vandaag nog betalen" of "buiten de gebruikelijke procedure om".
- U verwachtte deze factuur niet, of het bedrag past niet bij de bestelling.
- Het mailadres lijkt op het echte adres, maar wijkt een letter af.
Eén signaal is genoeg om even te stoppen. U hoeft niet te weten of het echt fraude is, u hoeft alleen te controleren.
De controle die het meeste oplevert
Bel de leverancier op een telefoonnummer dat u zelf hebt opgezocht of al in uw administratie had. Gebruik dus niet het nummer uit de mail of van de factuur. Ook antwoorden op de mail is geen controle, want dan praat u met dezelfde afzender.
Vergelijk daarnaast het rekeningnummer met eerdere facturen en met uw eigen administratie. De Fraudehelpdesk geeft dezelfde raad in zijn uitleg over een aangepast rekeningnummer op de factuur.
Zo richt u het in op kantoor
Een goede gewoonte werkt beter dan alertheid alleen. Maak daarom een paar afspraken:
- Een wijziging van een rekeningnummer wordt altijd telefonisch bevestigd, via een bekend nummer.
- Wie de wijziging doorvoert, is niet dezelfde persoon als wie de betaling vrijgeeft, als uw organisatie daar groot genoeg voor is.
- Twijfel mag altijd intern worden gedeeld, zonder dat iemand zich hoeft te schamen.
- Alles wat buiten de gewone procedure valt, krijgt extra aandacht.
Het NCSC noemt ook technische maatregelen: goede e-mailbeveiliging, sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie. Die zorgen ervoor dat een gekaapt mailaccount minder makkelijk kan worden misbruikt. Meer daarover leest u in de preventieve maatregelen van het NCSC.
Wat als u al betaald hebt
Neem direct contact op met uw bank, want snel handelen vergroot de kans dat er nog iets terug te halen valt. Bewaar de mails en de factuur, en doe aangifte bij de politie. Meld het ook bij de Fraudehelpdesk. Waarschuw de echte leverancier, want die is vaak ook getroffen.
Wij helpen u erbij
Bij Nannings365 zorgen wij dat uw mail goed beveiligd is: filters die nagemaakte afzenders opvangen, en sterke inlog die het kapen van een account lastiger maakt. Wilt u weten hoe uw bedrijf ervoor staat? Plan een gratis adviesgesprek en wij kijken met u mee.