Een collega vertrekt, de licentie loopt door. Zo ziet u in het beheercentrum welke Microsoft 365-licenties niemand meer gebruikt, en waar u op let.
Een medewerker vertrekt. Het account gaat dicht, de laptop komt terug in de kast en er is een afscheidstaart. Alleen de Microsoft 365-licentie loopt gewoon door, en niemand merkt het. Er staat geen datum in de agenda om dat te controleren.
Het kan vooral gebeuren bij bedrijven met wisselende bezetting. Denk aan een makelaarskantoor met stagiairs, een horecazaak met seizoenskrachten, een sportschool met invallers of een winkel met tijdelijke collega's. Kijkt niemand mee, dan blijft er een licentie achter die nog aan iemand hangt. Zo betaalt u elke maand voor iets wat niemand meer gebruikt.
Het goede nieuws: Microsoft laat zelf zien wie een licentie heeft en wanneer die persoon voor het laatst iets deed. U hoeft alleen te weten waar u moet kijken. Zo vindt u ongebruikte Microsoft 365-licenties in drie stappen.
Stap 1: open het rapport Active users
Ga naar het Microsoft 365-beheercentrum en kies in het menu Reports. Ziet u dat niet staan, kies dan eerst Show all en daarna Reports. Kies vervolgens Usage. Onder Reports kiest u Microsoft 365 apps en daarna het tabblad Active users.
Wie dit rapport mag openen, hoeft niet per se Global Administrator te zijn. Volgens Microsoft volstaat bijvoorbeeld de rol Reports Reader. Dat is prettig, want Microsoft raadt aan om rollen met zo min mogelijk rechten te gebruiken. Waarom dat ertoe doet, leest u in ons artikel over beheeraccounts in Microsoft 365.
Ziet u alleen anonieme namen?
Dan is er niets kapot. Microsoft verbergt standaard gebruikersnamen in alle rapporten, om lokale privacywetgeving te ondersteunen. Een Global Administrator kan dit aanpassen onder Settings, Org settings, tabblad Services, Reports, door het vinkje bij Conceal user, group, and site names in all reports uit te zetten. Dat past alleen als uw eigen privacyafspraken het toestaan. Microsoft legt het tonen van namen ook vast in het auditlogboek.
Stap 2: bekijk per gebruiker de licentie en de laatste activiteit
Onder in het rapport staat een tabel met één regel per gebruiker. Per onderdeel, zoals Exchange (e-mail), OneDrive, SharePoint en Teams, ziet u twee dingen:
- of er een licentie aan de gebruiker is toegewezen;
- de datum waarop de gebruiker dat onderdeel voor het laatst gebruikte.
Ook staat er een datum bij wanneer de licentie is toegewezen. Met de knop Export zet u alles in een csv-bestand, zodat u kunt sorteren op de oudste laatste activiteit. Wilt u alleen zien hoeveel licenties er in totaal zijn gekocht en hoeveel er nog vrij zijn, kijk dan onder Billing, Licenses.
Een paar dingen om te weten voordat u conclusies trekt:
- Het rapport toont trends over de laatste 7, 30, 90 of 180 dagen. De laatste activiteitsdatum in de tabel is altijd de meest recente datum waarop iemand bewust iets deed, ook als die buiten de gekozen periode valt.
- De gegevens lopen meestal 24 tot 48 uur achter.
- Het rapport zegt wat er is gebeurd, niet waarom. Iemand die drie maanden niets deed, kan met verlof zijn of een seizoenskracht die volgend voorjaar terugkomt.
Stap 3: bespreek of de licentie nog nodig is
Dit is het moment voor een gesprek in plaats van een klik. Loop de lijst langs met de leidinggevende en kijk per persoon naar drie situaties:
- De persoon is vertrokken. Dan hoort de licentie niet meer aan dat account te hangen.
- De persoon heeft nooit ingelogd. Bijvoorbeeld omdat de start is uitgesteld of omdat iemand nooit een account nodig had. Vraag na of de licentie er een reden voor heeft.
- De persoon is tijdelijk weg. Dan is het een afweging: houdt u de licentie aan of niet.
Let op voordat u een licentie weghaalt
Haalt u een licentie weg, dan bewaart Microsoft de e-mail van dat account nog 30 dagen. Daarna wordt die verwijderd en is die niet meer terug te halen. Bestanden in OneDrive blijven bestaan zolang het account zelf niet wordt verwijderd. Regel dus eerst wat er met de mailbox en de bestanden moet gebeuren. Microsoft beschrijft in een aparte handleiding hoe u een vertrokken medewerker afsluit, inclusief het doorsturen van e-mail of het omzetten naar een gedeelde mailbox.
Bent u er klaar voor, dan haalt u de licentie weg via Users, Active users. Selecteer de gebruiker, kies Licenses and Apps, haal het vinkje bij de licentie weg en sla op. Verwijdert u het account helemaal, dan komt de licentie meteen beschikbaar voor iemand anders.
Maak er een vaste gewoonte van
Eén keer opruimen helpt, maar het probleem komt terug bij de volgende vertrekkende collega. Twee dingen houden het klein:
- Zet in uw uitdiensttredingsproces een vaste stap: licentie en account nakijken.
- Plan een keer per kwartaal een kwartier in om het rapport Active users door te lopen.
Dat kost weinig tijd, en de lijst met vergeten licenties wordt vanzelf korter. Een licentie die u betaalt maar niet gebruikt, is zonde van uw geld.
Wij denken graag met u mee
Wilt u dit niet zelf uitzoeken? Bij Nannings365 denken wij graag met u mee: welke licenties bij uw bedrijf passen, welke kunnen vervallen en wat u eerst regelt voordat u iets weghaalt.
Wilt u laten uitzoeken welke licenties u niet gebruikt? Neem contact met ons op of mail naar info@nannings365.nl.