Microsoft schrapt deze maand de oude OTP-inlog voor extern gedeelde bestanden in SharePoint en OneDrive. Lees wat dit voor uw gedeelde links betekent.
Die link die u maanden geleden deelde, kan deze maand stoppen met werken
Heeft u ooit een map of bestand gedeeld met iemand buiten uw organisatie, zoals een klant, een leverancier of uw boekhouder, via een link met daarbij een code per e-mail? Die manier van delen in SharePoint en OneDrive bestaat al jaren en werkte eenvoudig: de ontvanger kreeg een eenmalige code (OTP), vulde die in, en kon bij het bestand.
Microsoft faseert die manier van inloggen nu uit. Tussen 1 en 31 oktober 2026 stopt de oude OTP-koppeling voor externe gebruikers definitief, in elke Microsoft 365-omgeving. Een opt-out of uitstel is er niet.
Wat er met de OTP-koppeling verandert
Sinds mei en juni 2026 maakt Microsoft bij elke nieuwe externe deling automatisch een gastaccount aan in Microsoft Entra, in plaats van de oude SharePoint-eigen identiteit die alleen op een OTP-code steunde. Voor nieuwe links was dit dus al stilletjes veranderd.
Het probleem zit in de oudere links. Iedereen die ooit extern toegang kreeg via alleen een OTP-code, en nooit een Microsoft-account of gastaccount had, verliest die toegang zodra Microsoft de oude koppeling in oktober 2026 uitzet. Zo'n ontvanger krijgt dan ineens een melding dat hij geen toegang heeft, op een link die een paar weken eerder nog gewoon werkte.
Waarom u dit mogelijk pas laat merkt
Het vervelende aan deze verandering is niet de impact zelf, die is op te lossen. Het vervelende is dat niemand automatisch een waarschuwing krijgt. Er komt geen melding in uw mailbox en geen pop-up in SharePoint die zegt welke gedeelde links dit raken.
In de praktijk betekent dit dat veel organisaties dit pas merken als een klant, boekhouder of partner belt of mailt met de vraag waarom een map die altijd werkte nu ineens niet meer opent. Op dat moment is het al een storing geworden in plaats van iets wat u rustig vooraf had kunnen regelen.
Voor een bouwbedrijf dat bouwtekeningen deelt met een onderaannemer, of een advocatenkantoor dat een dossier openstelt voor een cliënt, voelt zo'n onverwachte blokkade al snel als een storing in de dienstverlening, terwijl de oorzaak simpelweg een verlopen koppeling is.
De oplossing is eenvoudig, als u op tijd kijkt
Het herstellen van de toegang is op zich niet ingewikkeld. Iemand met de juiste rechten deelt het bestand of de map opnieuw met de externe ontvanger, of maakt handmatig een gastaccount aan voor die persoon. Daarna werkt de toegang weer, nu via het nieuwe Entra B2B-gastaccount in plaats van de oude OTP-code.
De uitdaging zit dus niet in de oplossing, maar in het op tijd weten welke gedeelde links dit raken. Dat kunt u vooraf uitzoeken op twee manieren:
- Bekijk het rapport "shared with external users" in het sitegebruik van SharePoint en OneDrive. Dit vindt u via het SharePoint-beheercentrum onder "Sitegebruik" of via de rapportages in Microsoft 365. Daarin ziet u welke sites en bestanden extern gedeeld zijn, en met welke externe e-mailadressen.
- Doorzoek het auditlog in Microsoft Purview op de term EmailAuthOTPAuthenticationSucceeded. Dat laat zien welke externe gebruikers de afgelopen periode nog via de oude OTP-methode zijn ingelogd, en dus een gastaccount nodig hebben voordat de koppeling stopt. Deze controle vraagt beheerdersrechten; uw IT-beheerder of Microsoft-partner kan dit meestal binnen enkele minuten uitvoeren.
Wie dit voor 31 oktober 2026 controleert, kan de getroffen links rustig opnieuw delen voordat een klant of partner er zelf achter komt dat iets niet meer werkt.
Check dit nu, niet pas na de eerste melding
Dit raakt elke organisatie die ooit een bestand of map deelde met iemand buiten de deur, van een kleine aannemer tot een partij met veel externe samenwerkingen. Denk aan de makelaar die kopers toegang gaf tot een map met verkoopdocumentatie, of de boekhouder die klanten jaarstukken liet inzien via zo'n link. Zodra die ontvanger nooit een Microsoft- of gastaccount kreeg en alleen op de OTP-code vertrouwde, loopt die toegang deze maand vast. Hoe eerder u weet welke links dit betreft, hoe minder kans op een vervelende verrassing bij een klant of leverancier.
Wilt u weten of uw omgeving hier last van heeft, en of uw externe delingen verder op orde zijn? Wij voeren een gratis beveiligingscheck uit waarmee u precies ziet waar actie nodig is. Kijk op onze dienstenpagina voor meer informatie.
Bron: Microsoft, FAQ OneDrive en SharePoint integratie met Entra B2B, via Syskit